В предложении «настроить Битрикс24» может скрываться разный объём работ. Один подрядчик создаст воронку и поля, другой перенесёт базу, подключит обращения и обучит сотрудников. До начала проекта попросите описать, что именно получит команда и как вы это проверите.
Составьте маршрут одного обращения
Возьмите обычную продажу и проследите её от первого контакта до завершения. Откуда поступает заявка, кто отвечает, что уточняет, где готовит предложение и почему может потерять клиента. Запишите также исключение: например, менеджер отсутствует или покупатель возвращается с новым запросом.
Этот маршрут определяет настройки. Стадия должна обозначать понятное состояние работы. Если сотрудники по-разному понимают «В обработке», заранее договоритесь, какое действие переводит обращение дальше и кто за него отвечает.
Зафиксируйте результат каждого этапа
- Обследование: схема процесса, обязательные поля и список исключений.
- Настройка: согласованные поля контактов, компаний и сделок, стадии, роли и доступы.
- Перенос: правила сопоставления данных, отчёт о тестовой загрузке и разбор дублей.
- Интеграции: перечень источников обращений, передаваемые поля и порядок действий при сбое.
- Обучение: сотрудники выполняют свои сценарии, знают, куда обращаться с проблемой.
- Передача: инструкции, список ограничений, ответственный за поддержку и порядок выдачи доступов.
Некоторые пункты вашему проекту не нужны. Отметьте их явно как исключённые из сметы. Если подключение телефонии планируется позже, готовность CRM не должна зависеть от незавершённого подключения.
Принимайте работу через действия сотрудников
Подготовьте тестовую заявку без данных реального клиента. Отправьте её через согласованный источник, найдите в CRM, проверьте ответственного и заполнение полей. Затем войдите под обычной ролью менеджера: администратор видит больше и может не заметить ошибку в правах.
Повторите доставку того же события и отдельно создайте новое обращение того же покупателя. Это разные случаи. В первом нужен контроль технического повтора, во втором менеджеру может понадобиться новая сделка.
В журнале приёмки оставьте четыре поля: сценарий, ожидаемое действие, фактический результат, замечание. Проверка «всё работает» не поможет, если спор возникнет через месяц. Сохраните также условия теста и роль сотрудника.
Договоритесь о работе после запуска
Определите, кто следит за необработанными обращениями, исправляет ошибки данных и согласует новые настройки. Отдельно обсудите, что относится к исправлению выполненной работы, а что считается новым запросом.
Официальная инструкция Битрикс24 по заказу внедрения поможет разобраться в работе с партнёром. Доступность конкретных инструментов нужно сверять с выбранным тарифом.
Для обсуждения внедрения пришлите описание одной продажи и используемых систем. Если сначала нужно сравнить предложения подрядчиков, разберите состав сметы.